VOKASI NEWS – Pengelolaan kendaraan dinas merupakan salah satu aspek penting dalam mendukung kelancaran aktivitas operasional perusahaan. Namun, banyak organisasi masih mengandalkan proses reservasi secara manual melalui formulir kertas, komunikasi langsung, maupun aplikasi pesan instan. Metode tersebut sering menimbulkan berbagai kendala, seperti keterlambatan proses persetujuan, risiko kehilangan dokumen, miskomunikasi antarunit, hingga terjadinya pemesanan kendaraan pada jadwal yang sama.
Permasalahan tersebut juga ditemukan pada proses reservasi kendaraan dinas di PT Swabina Gatra. Untuk menjawab kebutuhan tersebut, Muhammad Raihan Al Farisi, mahasiswa Program Studi D-IV Manajemen Perkantoran Digital Fakultas Vokasi Universitas Airlangga, merancang Sistem Reservasi Kendaraan Dinas Digital (SIREKADIN). Sistem ini dikembangkan sebagai solusi untuk membantu perusahaan mengelola proses peminjaman kendaraan secara lebih terstruktur dan efisien.
Integrasi Proses Reservasi dalam Satu Sistem
SIREKADIN dirancang untuk mengintegrasikan seluruh tahapan reservasi kendaraan dinas ke dalam satu platform digital. Sistem ini mencakup proses pengajuan peminjaman, persetujuan oleh atasan, verifikasi oleh pihak General Affair, penggunaan kendaraan, hingga pengembalian kendaraan setelah selesai digunakan.
Melalui sistem ini, seluruh informasi terkait reservasi dapat terdokumentasi secara otomatis dan tersimpan dalam basis data yang terpusat. Dengan demikian, proses administrasi yang sebelumnya dilakukan secara manual dapat berjalan lebih cepat, tertib, dan mudah dipantau oleh pihak yang berkepentingan.
SIREKADIN melibatkan tiga pengguna utama, yaitu Super Admin General Affair, Kepala Departemen (Admin), dan pemohon kendaraan. Masing-masing pengguna memiliki hak akses dan fungsi yang berbeda sesuai dengan perannya dalam proses reservasi kendaraan dinas.
Pemanfaatan Teknologi Digital untuk Meningkatkan Efisiensi
Sebagai bagian dari inovasi yang dikembangkan, sistem ini dilengkapi dengan fitur login berbasis QR Code. Fitur tersebut memudahkan pengguna dalam mengakses platform secara cepat dan praktis. Selain itu, SIREKADIN juga menyediakan dashboard informasi, formulir pengajuan digital, fitur persetujuan dan verifikasi, pemantauan status pengajuan secara real time, serta pembuatan laporan dalam format PDF.
Keberadaan fitur-fitur tersebut memungkinkan proses reservasi kendaraan dilakukan secara lebih transparan dan terorganisasi. Selain itu, informasi mengenai ketersediaan kendaraan dapat diketahui dengan lebih cepat. Kondisi ini membantu mencegah benturan jadwal penggunaan maupun pengajuan ganda yang sering terjadi pada sistem manual.
Mendukung Operasional yang Lebih Tertib dan Akuntabel
Penerapan sistem reservasi berbasis digital tidak hanya memberikan kemudahan dalam proses administrasi. Lebih dari itu, sistem ini juga mendukung peningkatan akuntabilitas dalam pengelolaan aset perusahaan. Seluruh aktivitas penggunaan kendaraan tercatat secara sistematis sehingga memudahkan proses monitoring, evaluasi, dan pelaporan.
Digitalisasi proses reservasi membantu perusahaan memperoleh informasi yang lebih akurat dan mudah diakses ketika dibutuhkan. Oleh karena itu, pengelolaan data yang lebih baik dapat mendorong proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
SIREKADIN menghadirkan pendekatan digital dalam pengelolaan reservasi kendaraan dinas yang lebih terstruktur dan mudah dipantau. Integrasi seluruh proses reservasi dalam satu sistem membantu meningkatkan efisiensi administrasi, memperkuat transparansi penggunaan kendaraan, serta mendukung pengelolaan data yang lebih tertib. Dengan demikian, penerapan sistem semacam ini dapat menjadi inspirasi bagi organisasi yang ingin mengoptimalkan proses reservasi kendaraan melalui pemanfaatan teknologi digital.
[BACA JUGA: Pengalaman Mahasiswa DIV Teknologi Laboratorium Medis PKL di Rumah Sakit Umum Hermina Kemayoran]
Penulis: Muhammad Raihan Al Farisi
Editor: Sinta Rahmah (Tim Vokasi Branding)
