VOKASI NEWS – Sistem penggantian biaya atau reimbursement kesehatan menjadi bentuk perhatian perusahaan terhadap kesejahteraan karyawan. Melalui skema ini, karyawan yang membayar secara mandiri dapat mengajukan klaim penggantian. Pengajuan dilakukan kepada perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku. Salah satu perusahaan penerap adalah PT ABC di bidang pengelolaan kawasan industri.
Kajian terhadap sistem reimbursement kesehatan dilakukan pada periode Januari hingga Juni 2026. Kajian menggunakan metode deskriptif kualitatif melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil kajian menunjukkan bahwa prosedur pengajuan di perusahaan sebenarnya telah tersusun cukup jelas. Prosedur mulai dari pengumpulan dokumen, verifikasi administrasi, persetujuan atasan, hingga pencairan keuangan.
Dokumen Lengkap, Proses Verifikasi Lebih Cepat
Setiap pengajuan klaim di PT ABC mensyaratkan sejumlah dokumen pendukung. Dokumen mencakup formulir reimbursement kesehatan, kuitansi atau invoice asli, dan bukti pembayaran. Selain itu meliputi resep dokter, surat keterangan dokter, hingga lembar persetujuan atasan. Dokumen menjadi dasar verifikasi sebelum klaim disetujui dan diproses bagian keuangan.
Meski prosedur tersedia, praktik menunjukkan masih banyak pengajuan tanpa dokumen lengkap. Sebagian karyawan tidak melampirkan kuitansi asli maupun resep dokter secara rinci. Kondisi ini membuat berkas dikembalikan kepada karyawan untuk dilengkapi. Proses verifikasi dan pencairan dana akhirnya menjadi tertunda.
Verifikasi Manual dan Koordinasi Antarbagian
Selain persoalan kelengkapan dokumen, proses verifikasi klaim masih dilakukan secara manual. Verifikasi dilakukan secara manual oleh bagian administrasi. Menurut Dokter Venda selaku Kepala Divisi Akuntansi Klinik PT ABC, dokumen diperiksa satu per satu. Pemeriksaan dokumen dilakukan sebelum diteruskan untuk persetujuan atasan. Menurut Dokter Venda, jika pengajuan reimbursement sedang banyak, verifikasi memerlukan waktu lebih lama.
Keterlambatan pembayaran juga kerap terjadi akibat proses persetujuan atasan yang belum rampung. Keterlambatan bertambah akibat koordinasi antarbagian yang belum berjalan optimal. Pengendalian internal terkait pengawasan dokumen dan administrasi masih perlu ditingkatkan. Langkah ini penting agar risiko kesalahan pencatatan dapat ditekan.
Digitalisasi Jadi Rekomendasi Perbaikan
Untuk mengatasi berbagai kendala tersebut, sejumlah perbaikan direkomendasikan bagi PT ABC. Pembuatan checklist dokumen reimbursement membantu karyawan memastikan kelengkapan berkas. Penyusunan standar operasional prosedur (SOP) yang lebih rinci juga dipandang penting. Langkah ini agar seluruh pihak memahami tahapan, batas waktu, dan persyaratan pengajuan.
Pemanfaatan sistem administrasi berbasis digital turut disarankan bagi perusahaan. Digitalisasi membuat proses verifikasi dan pengarsipan berlangsung lebih cepat dan efisien. Menurut Dokter Venda, penggunaan sistem terintegrasi atau berbasis digital mempercepat proses verifikasi. Sistem digital juga membantu meminimalkan risiko kesalahan administrasi.
Selain itu, penguatan koordinasi antarbagian serta sosialisasi prosedur turut dipandang perlu. Hal ini agar kesalahan dalam pengajuan klaim dapat berkurang. Dengan perbaikan tersebut, sistem reimbursement kesehatan diharapkan berjalan lebih efektif dan efisien.
[BACA JUGA: SP2DK dan Kepatuhan Pajak Berkelanjutan]
Penulis: Muhammad Ikhsan Kamil
Pembimbing: Prinintha Nanda Soemarsono
Editor: Nawal Eka Paramita (Tim Vokasi Branding)
