VOKASI NEWS – Industri perhotelan yang terus berkembang menuntut setiap hotel memiliki sistem informasi akuntansi yang efektif. Hotel juga memerlukan pengendalian internal yang kuat dalam aktivitas pembelian. Aktivitas tersebut khususnya pada proses pembelian barang dan pembayaran kepada supplier. Salah satu tantangan yang kerap muncul adalah perubahan harga dari supplier. Perubahan harga tersebut tidak selalu dikomunikasikan oleh supplier tepat waktu. Hal ini menimbulkan ketidaksesuaian antara harga Purchase Order dan invoice. Persoalan ini menjadi latar belakang kajian di The Westin Surabaya. Hotel berbintang ini memiliki volume transaksi pembelian yang besar.
Kajian ini bertujuan mendeskripsikan penerapan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) serta mengevaluasi efektivitas Sistem Pengendalian Internal dalam menangani ketidaksesuaian invoice akibat perubahan harga supplier. Metode yang digunakan bersifat deskriptif kualitatif, dengan data yang dikumpulkan melalui observasi langsung, wawancara, dan dokumentasi pada bagian Receiving, Purchasing, dan Account Payable selama periode magang penulis di hotel tersebut.
Penerapan Sistem dan Proses Pencocokan Dokumen
Hasil kajian menunjukkan bahwa penerapan SIA telah berjalan baik. Penerapan dilakukan melalui integrasi data antar departemen di hotel. Proses juga didukung dengan metode pencocokan tiga arah. Metode ini mencocokkan dokumen Purchase Order, Receiving Report, dan invoice. Proses ini didukung oleh sistem bernama BirchStreet. BirchStreet merupakan sebuah platform e-procurement berbasis web. Sistem membantu mengotomatisasi alur pengadaan dari permintaan hingga pembayaran. Ketika ditemukan selisih harga, bagian Account Payable mengambil tindakan. Petugas akan menunda pencatatan utang dan berkoordinasi dengan Purchasing. Klarifikasi dilakukan kepada supplier sebelum transaksi diproses lanjut.
Dari sisi pengendalian internal, penerapan dilakukan melalui pemisahan tugas. Pemisahan tugas diterapkan antara bagian Receiving, Purchasing, dan Account Payable. Terdapat pula prosedur otorisasi yang mewajibkan persetujuan pihak berwenang. Persetujuan dibutuhkan sebelum perubahan harga diakui dalam sistem. Pemisahan tugas ini bertujuan mengurangi risiko kesalahan pencatatan. Langkah ini juga meminimalkan penyalahgunaan wewenang dalam proses pembelian.
Hambatan Manual dan Dampak Finansial
Namun demikian, proses verifikasi dan revisi invoice masih manual. Kondisi tersebut berdampak pada keterlambatan pencatatan utang usaha hotel. Hal ini berpotensi menurunkan keakuratan informasi keuangan bagi manajemen. Keterlambatan tersebut tidak hanya berdampak pada aspek administratif. Dampak negatif juga menyerang pengelolaan arus kas perusahaan. Hubungan kerja sama dengan vendor atau supplier dapat terganggu. Ketidaksesuaian dokumen yang tidak segera diselesaikan memperpanjang siklus pembayaran. Kondisi ini berisiko menurunkan tingkat kepercayaan supplier terhadap hotel.
Berdasarkan temuan tersebut, beberapa langkah perbaikan direkomendasikan. Langkah pertama adalah peningkatan integrasi SIA antar departemen secara real-time. Rekomendasi lain berupa otomatisasi proses pencocokan dokumen transaksi. Otomatisasi bertujuan agar ketidaksesuaian dapat terdeteksi lebih cepat. Perlu juga penerapan sistem persetujuan elektronik. Sistem ini berfungsi untuk mempercepat otorisasi perubahan harga. Koordinasi antarbagian perlu diperkuat disertai pembaruan data harga berkala. Langkah-langkah ini diharapkan dapat meminimalkan risiko ketidaksesuaian harga. Proses pembayaran kepada vendor juga dapat berjalan lancar.
Secara keseluruhan, penerapan SIA dan SPI dinilai cukup baik. Sistem di The Westin Surabaya berhasil menangani perubahan harga supplier. Meski demikian, penguatan otomatisasi dan integrasi tetap diperlukan. Langkah penguatan bertujuan meningkatkan keakuratan dan ketepatan waktu informasi. Kepercayaan pemangku kepentingan terhadap tata kelola keuangan juga semakin kuat.
[BACA JUGA: Mahasiswa Vokasi Unair Ungkap Penyebab Tipisnya Margin UMKM Mild Sleep]
Penulis: Dona Avriel Raydzaky
Editor: Nawal Eka Paramita (Tim Branding Vokasi)
