VOKASI NEWS – Ketika seorang pasien datang ke Instalasi Gawat Darurat (IGD), perhatian utama tentu tertuju pada kecepatan tenaga kesehatan dalam memberikan penanganan. Di tengah situasi yang sering kali mendesak, obat-obatan, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai harus tersedia dalam jumlah yang cukup. Ketersediaan tersebut penting agar pelayanan dapat berlangsung tanpa hambatan.
Namun, sedikit yang menyadari bahwa di balik ketersediaan berbagai kebutuhan medis tersebut terdapat proses pengelolaan persediaan yang kompleks dan memerlukan pengawasan secara berkelanjutan. Kesalahan kecil dalam pencatatan maupun distribusi barang dapat menimbulkan dampak yang lebih besar terhadap operasional rumah sakit. Oleh karena itu, pengelolaan persediaan menjadi salah satu aspek penting yang turut menentukan kualitas pelayanan kesehatan.
Pentingnya Audit Persediaan di Rumah Sakit
Persediaan merupakan aset yang memiliki peran strategis dalam operasional rumah sakit. Berbeda dengan perusahaan dagang atau manufaktur, persediaan di rumah sakit tidak hanya memiliki nilai ekonomis. Persediaan juga berkaitan langsung dengan kebutuhan pelayanan pasien. Setiap hari terjadi pergerakan keluar masuk obat dan bahan medis dalam jumlah yang tidak sedikit, terutama pada unit pelayanan dengan intensitas tinggi seperti IGD.
Tingginya frekuensi penggunaan tersebut membuat proses pencatatan dan pengendalian persediaan menjadi tantangan tersendiri. Dalam kondisi tertentu, fokus utama tenaga kesehatan adalah memberikan pelayanan kepada pasien. Akibatnya, pencatatan administrasi tidak selalu dapat dilakukan secara bersamaan. Situasi inilah yang berpotensi menimbulkan ketidaksesuaian antara kondisi fisik persediaan dengan data yang tercatat dalam sistem.
Untuk memastikan bahwa pengelolaan persediaan telah berjalan secara efektif, rumah sakit memerlukan mekanisme evaluasi. Mekanisme tersebut mampu memberikan gambaran mengenai kondisi sebenarnya di lapangan. Salah satu mekanisme tersebut adalah audit persediaan. Melalui audit, auditor dapat menilai apakah jumlah persediaan yang tersedia telah sesuai dengan catatan yang dimiliki rumah sakit. Auditor juga dapat menilai kewajaran nilai persediaan serta efektivitas sistem pengendalian yang diterapkan.
Audit juga berfungsi sebagai sarana untuk mengidentifikasi berbagai risiko yang mungkin tidak terlihat dalam aktivitas operasional sehari-hari. Dengan demikian, hasil audit tidak hanya berguna untuk kepentingan laporan keuangan, tetapi juga dapat menjadi dasar perbaikan tata kelola persediaan.
Temuan Audit dan Tantangan Pengelolaan Persediaan
Hasil audit menunjukkan bahwa pengelolaan persediaan masih menghadapi sejumlah tantangan. Salah satu temuan yang cukup umum adalah adanya perbedaan antara jumlah persediaan fisik dan data yang tercatat dalam sistem. Perbedaan tersebut dapat muncul akibat keterlambatan pencatatan transaksi, kesalahan input data, maupun penggunaan barang yang belum terdokumentasi secara lengkap.
Sekilas, selisih persediaan mungkin terlihat sebagai persoalan administratif. Namun, apabila terjadi secara berulang, kondisi tersebut dapat memengaruhi keakuratan informasi yang digunakan dalam perencanaan kebutuhan persediaan dan pengambilan keputusan manajemen. Informasi yang kurang akurat berpotensi menyebabkan kekurangan maupun kelebihan stok yang sama-sama tidak diinginkan dalam lingkungan rumah sakit.
Selain selisih persediaan, audit juga mengungkap adanya barang yang mendekati masa kedaluwarsa maupun mengalami kerusakan. Temuan ini menunjukkan bahwa pengelolaan persediaan tidak hanya berkaitan dengan jumlah barang yang tersedia, tetapi juga menyangkut kualitas dan kelayakan barang tersebut untuk digunakan. Obat atau bahan medis yang kedaluwarsa pada akhirnya akan menimbulkan kerugian bagi rumah sakit.
Di sisi lain, keberadaan barang yang mendekati masa kedaluwarsa juga menjadi sinyal bahwa proses pemantauan persediaan masih perlu ditingkatkan. Kondisi ini memperlihatkan pentingnya evaluasi berkala agar setiap item persediaan dapat dimanfaatkan secara optimal sebelum kehilangan nilai guna.
Koordinasi dan Perbaikan Tata Kelola Persediaan
Audit juga memberikan gambaran mengenai pentingnya koordinasi antara berbagai unit yang terlibat dalam pengelolaan persediaan. Ketersediaan data yang akurat tidak hanya bergantung pada satu pihak, melainkan merupakan hasil kerja sama antara unit pelayanan, instalasi farmasi, dan gudang.
Ketika komunikasi antarunit berjalan kurang optimal, risiko terjadinya keterlambatan pencatatan maupun ketidaksesuaian data akan semakin besar. Sebaliknya, koordinasi yang baik memungkinkan setiap pergerakan barang dapat dipantau dan didokumentasikan dengan lebih efektif. Temuan ini menunjukkan bahwa pengendalian persediaan tidak hanya bergantung pada sistem yang digunakan, tetapi juga pada kualitas koordinasi antarpihak yang terlibat.
Pada akhirnya, audit persediaan memberikan pelajaran bahwa keberhasilan operasional rumah sakit tidak hanya ditentukan oleh pelayanan medis yang terlihat oleh pasien. Di balik layanan tersebut terdapat berbagai proses pendukung yang sama pentingnya, salah satunya adalah pengelolaan persediaan.
Melalui audit, berbagai potensi risiko dapat diidentifikasi lebih awal sehingga rumah sakit memiliki kesempatan untuk melakukan perbaikan secara berkelanjutan. Dengan pengelolaan persediaan yang lebih akurat, terkoordinasi, dan terkontrol, rumah sakit dapat meningkatkan efisiensi operasional. Kondisi tersebut juga membantu memastikan pelayanan kepada pasien tetap berjalan optimal saat dibutuhkan.
[BACA JUGA: PKL sebagai Sarana Adaptasi Mahasiswa TLM UNAIR terhadap Dunia Kerja Laboratorium di RSUD Gambiran Kota Kediri]
Penulis: Dea Vania Natalie
Editor: Vioretha (Tim Vokasi Branding)
