VOKASI NEWS – Pengelolaan utang usaha menjadi aspek penting bagi industri perhotelan yang memiliki intensitas transaksi pembelian yang tinggi. Pengelolaan yang baik diperlukan untuk menjaga kelancaran operasional serta memastikan kewajiban kepada vendor dapat dipenuhi secara tepat waktu.
Hotel ABC, salah satu hotel berkonsep smart hotel di Surabaya, menerapkan sistem pengendalian internal pada proses pembayaran utang usaha kepada vendor. Sistem tersebut bertujuan untuk memastikan kewajiban perusahaan dapat dipenuhi secara tertib dan tepat waktu.
Penerapan sistem ini dikaji dalam Tugas Akhir Program Studi Diploma III Akuntansi, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga. Pengkajian dilakukan melalui observasi langsung, studi dokumen, dan wawancara dengan bagian Accounting, khususnya Account Payable, selama kegiatan magang.
Prosedur Berjenjang dari Invoice hingga Pembayaran
Proses pembayaran hutang usaha di Hotel ABC melibatkan beberapa departemen, mulai dari Purchasing, Receiving, Account Payable, hingga Financial Controller. Bagian Account Payable menerima invoice vendor yang dilengkapi Purchase Order dan Receiving Report, kemudian memeriksa kelengkapan dokumen yang diterima. Selanjutnya, Payment List disusun untuk diajukan kepada Chief Accounting, General Manager, dan Owner Representative sebagai bagian dari proses persetujuan pembayaran.
Setelah memperoleh persetujuan, dokumen dipindai sebagai arsip dan bukti pendukung audit sebelum dikirim ke Finance Owner Company untuk mendapatkan persetujuan akhir. Selanjutnya, pembayaran kepada vendor dilakukan melalui mekanisme transfer antarbank setiap dua minggu sekali sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Three-way Matching sebagai Kunci Validasi Transaksi
Salah satu bentuk pengendalian yang diterapkan adalah Three-way Matching, yaitu pencocokan antara Purchase Order, Receiving Report, dan Invoice vendor sebelum pembayaran disetujui. Jika ditemukan ketidaksesuaian data, pembayaran akan ditunda hingga klarifikasi dilakukan dengan departemen terkait maupun vendor.
Selain itu, hotel memanfaatkan sistem informasi akuntansi Sentinel Tech untuk mencatat transaksi hutang usaha, memantau jatuh tempo pembayaran, serta menyusun laporan hutang vendor. Sistem ini mendukung penyimpanan data secara terstruktur sehingga mempermudah penelusuran dokumen transaksi.
Hasil Monitoring Aging Payable
Monitoring hutang usaha dilakukan melalui laporan Aging Payable. Berdasarkan data bulan Januari, dari total 204 invoice yang dimonitor, sebanyak 95 invoice atau 47 persen berada pada kategori umur utang 0–30 hari. Sementara itu, 100 invoice atau 49 persen berada pada kategori 30–60 hari dan 9 invoice atau 4 persen berada pada kategori 60–90 hari. Tidak ditemukan invoice dengan umur hutang lebih dari 90 hari.
Keterlambatan pada kategori 30–60 hari dan 60–90 hari lebih banyak dipengaruhi oleh faktor administratif, seperti penukaran nota asli oleh vendor atau dokumen pembayaran yang terselip. Dengan demikian, keterlambatan tersebut tidak disebabkan oleh masalah likuiditas perusahaan, melainkan oleh kendala dalam proses administrasi.
Tingkat Efektivitas Berdasarkan Kerangka COSO
Analisis menggunakan kerangka Committee of Sponsoring Organizations (COSO) menunjukkan bahwa dari 19 indikator yang mencakup lima komponen. Control Environment, Risk Assessment, Control Activities, Information and Communication, serta Monitoring, sebanyak 17 indikator telah sesuai dengan prinsip pengendalian internal.
Hasil tersebut menunjukkan bahwa sistem pengendalian internal yang diterapkan telah berjalan secara efektif pada sebagian besar aspek yang dinilai. Hasil perhitungan menunjukkan tingkat efektivitas sebesar 89,47 persen, sehingga sistem pengendalian internal dalam proses pembayaran hutang usaha pada hotel ini dapat dikategorikan sangat efektif.
Dua indikator yang masih memerlukan peningkatan terdapat pada komponen Risk Assessment dan Information and Communication. Peningkatan tersebut terutama berkaitan dengan dokumentasi risiko kehilangan invoice serta ketepatan waktu penyampaian dokumen oleh vendor.
Rekomendasi Peningkatan
Penerapan checklist digital dan monitoring aging payable berkala dapat meningkatkan efektivitas pengendalian pembayaran utang usaha. Langkah-langkah tersebut diharapkan dapat meminimalkan risiko keterlambatan pembayaran dan meningkatkan efisiensi proses pengendalian internal.
Selain itu, penguatan dokumentasi risiko dan evaluasi SOP approval secara berkala perlu dilakukan untuk mendukung sistem pengendalian internal yang lebih efektif. Langkah-langkah tersebut diharapkan dapat meminimalkan risiko keterlambatan pembayaran dan menjaga hubungan baik dengan vendor (Doxey, 2021).
[BACA JUGA: Sadar Obat Cair: Mahasiswa Keperawatan Vokasi UNAIR Edukasi Ibu-ibu di Menganti, Gresik]
Penulis: Jumrotul Nur Farida
Pembimbing: Riska Nur Rosyidiana
Editor: Vioretha (Tim Vokasi Branding)
