VOKASI NEWS – Di balik pelayanan hotel yang nyaman bagi tamu, terdapat proses keuangan yang harus berjalan tepat waktu. Salah satu tantangan yang sering dihadapi industri perhotelan adalah payment delay risk atau risiko keterlambatan pembayaran kepada vendor. Apabila tidak dikelola dengan baik, kondisi tersebut dapat mengganggu hubungan kerja sama dengan pemasok, menghambat pengadaan barang operasional, hingga memengaruhi stabilitas keuangan hotel.
Fenomena tersebut menjadi fokus penelitian yang dilakukan di Leedon Hotel & Suites Surabaya. Penelitian bertujuan mengidentifikasi faktor penyebab keterlambatan pembayaran kepada vendor, menganalisis dampaknya terhadap operasional hotel, serta mengkaji strategi mitigasi yang diterapkan agar aktivitas bisnis tetap berjalan secara optimal.
Faktor Penyebab Payment Delay
Hasil penelitian menunjukkan bahwa keterlambatan pembayaran umumnya dipengaruhi oleh beberapa faktor administratif. Dokumen pembayaran yang belum lengkap, ketidaksesuaian antara purchase order, invoice, dan receiving report, serta proses persetujuan yang memerlukan waktu cukup panjang menjadi penyebab utama tertundanya pembayaran.
Selain itu, tingginya volume transaksi dengan jumlah sumber daya manusia yang terbatas turut memengaruhi kecepatan proses verifikasi dokumen. Dalam kondisi tertentu, vendor juga terlambat mengirimkan invoice sehingga proses pembayaran tidak dapat dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Dampak terhadap Stabilitas Hotel
Risiko keterlambatan pembayaran tidak hanya berdampak pada aspek keuangan, tetapi juga terhadap kelancaran operasional hotel. Hubungan kerja sama dengan vendor berpotensi menurun apabila pembayaran dilakukan melewati batas waktu yang telah disepakati.
Beberapa vendor bahkan dapat menghentikan sementara pasokan barang setelah terjadi keterlambatan pembayaran sebanyak dua kali berturut-turut karena sistem kerja sama yang diterapkan. Kondisi tersebut berpotensi menghambat ketersediaan bahan makanan, perlengkapan operasional, maupun kebutuhan departemen lain yang mendukung pelayanan kepada tamu.
Apabila pasokan barang terganggu, hotel harus mencari vendor alternatif atau melakukan pembelian secara tunai. Langkah tersebut dapat meningkatkan pengeluaran operasional dan memengaruhi efisiensi pengelolaan arus kas perusahaan.
Strategi Mitigasi yang Diterapkan
Untuk meminimalkan risiko tersebut, Leedon Hotel & Suites Surabaya menerapkan berbagai strategi mitigasi. Pengendalian kelengkapan dokumen dilakukan sejak awal proses pengadaan agar tidak terjadi kendala saat pembayaran. Koordinasi antara Departemen Purchasing, Receiving, dan Account Payable juga terus diperkuat sehingga proses verifikasi dapat berlangsung lebih cepat.
Hotel turut menerapkan sistem prioritas pembayaran berdasarkan tingkat urgensi kebutuhan operasional. Vendor yang memasok kebutuhan penting, seperti bahan makanan dan kebutuhan utama operasional hotel, menjadi prioritas agar pelayanan kepada tamu tetap berjalan tanpa hambatan.
Selain itu, monitoring jadwal jatuh tempo pembayaran dilakukan secara berkala sehingga setiap kewajiban dapat dipenuhi sesuai ketentuan yang berlaku. Komunikasi yang baik dengan vendor juga menjadi bagian penting dalam menjaga kepercayaan dan keberlanjutan kerja sama bisnis.
Pentingnya Manajemen Risiko Keuangan
Penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan risiko keterlambatan pembayaran merupakan bagian penting dari manajemen keuangan hotel. Strategi mitigasi yang diterapkan secara konsisten mampu menjaga stabilitas operasional, memperkuat hubungan dengan vendor, serta mendukung keberlangsungan pelayanan kepada tamu.
Temuan penelitian diharapkan dapat menjadi referensi bagi industri perhotelan dalam mengembangkan sistem pengelolaan account payable yang lebih efektif. Melalui proses administrasi yang tertata, koordinasi antarbagian yang baik, dan pengawasan pembayaran yang berkelanjutan, risiko payment delay dapat diminimalkan sehingga stabilitas keuangan maupun operasional hotel tetap terjaga.
[BACA JUGA: Analisis Kesesuaian Perlakuan Akuntansi atas Construction in Progress Berdasarkan PSAK 216 pada PT Y]
***
Penulis: Nadia Maharani
Pembimbing: Umi Farichah Bascha, S.E., M.M., C.H.E
Editor: Cheiza Xaviera (Tim Branding Vokasi)
