VOKASI NEWS – Kegiatan operasional hotel membutuhkan ketersediaan barang yang beragam dan berkelanjutan. Setiap departemen memiliki kebutuhan yang berbeda, mulai dari perlengkapan kamar, kebutuhan Food and Beverage, peralatan Engineering, hingga perlengkapan administrasi. Oleh karena itu, proses pembelian barang perlu dijalankan secara tertib agar kebutuhan operasional dapat terpenuhi tepat waktu.
HARRIS Hotel & Conventions Gubeng Surabaya menerapkan proses pembelian barang melalui beberapa tahapan. Proses tersebut diawali dari pengajuan kebutuhan barang oleh departemen pemakai melalui dokumen Purchase Request (PR). Dokumen tersebut menjadi dasar bagi bagian Purchasing untuk memproses pembelian dan membuat Purchase Order (PO) setelah memperoleh persetujuan dari pihak yang berwenang.
Barang yang telah dipesan kemudian diterima dan diperiksa oleh bagian Receiving. Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa barang yang datang telah sesuai dengan Purchase Order, baik dari segi jumlah, jenis, maupun kondisi barang. Setelah itu, dokumen pendukung seperti Receiving Report, invoice, surat jalan, dan faktur pajak digunakan sebagai bukti administrasi dalam proses pembelian barang.
Kelengkapan Informasi dalam Purchase Request
Purchase Request memiliki peran penting karena menjadi dokumen awal dalam proses pembelian barang. Informasi yang tercantum dalam PR seharusnya memuat nama barang, jumlah, ukuran, jenis, merek apabila diperlukan, serta keterangan lain yang mendukung proses pembelian. Kelengkapan informasi tersebut membantu bagian Purchasing memahami kebutuhan departemen pemakai dengan tepat.
Hasil kajian menunjukkan bahwa proses pembelian barang di HARRIS Hotel & Conventions Gubeng Surabaya telah didukung oleh pembagian tugas yang jelas. Departemen pemakai bertanggung jawab mengajukan kebutuhan barang, Purchasing memproses pemesanan, Receiving memeriksa barang yang diterima, dan Accounting Department mencatat transaksi berdasarkan dokumen pendukung. Pengawasan juga dilakukan oleh Cost Control, Financial Controller, dan General Manager sesuai kewenangan masing-masing.
Meskipun demikian, masih ditemukan kendala pada tahap pengajuan Purchase Request. Beberapa PR belum mencantumkan spesifikasi barang secara lengkap. Kondisi tersebut dapat menimbulkan perbedaan pemahaman antara departemen pemakai dan bagian Purchasing, sehingga proses pembelian membutuhkan klarifikasi ulang sebelum barang dipesan kepada pemasok.
Staff Purchasing menyampaikan, “Semakin jelas informasi barang dalam PR, semakin mudah Purchasing melakukan proses pembelian sesuai dengan kebutuhan departemen. Apabila informasinya belum lengkap, proses pembelian dapat menjadi lebih lama karena harus dilakukan klarifikasi ulang.” Pernyataan tersebut menunjukkan bahwa kualitas informasi dalam dokumen PR berpengaruh terhadap kelancaran proses pembelian barang.
Efektivitas Pengendalian Internal Pembelian Barang
Hasil evaluasi sistem pengendalian internal menunjukkan bahwa proses pembelian barang telah dianalisis berdasarkan lima komponen COSO. Komponen tersebut meliputi lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan. Berdasarkan hasil penilaian, 10 dari 12 indikator telah terpenuhi dengan nilai efektivitas sebesar 83,33 persen dan termasuk kategori sangat efektif.
Kelemahan yang masih perlu diperbaiki berkaitan dengan komponen penilaian risiko serta informasi dan komunikasi. Risiko ketidaklengkapan spesifikasi barang pada Purchase Request memperoleh nilai risiko sebesar 12 dan termasuk kategori tinggi. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan perlu memperkuat pengendalian sejak tahap awal permintaan barang.
Upaya perbaikan dapat dilakukan dengan menerapkan validasi yang lebih ketat pada dokumen Purchase Request. Salah satu langkah yang dapat diterapkan adalah penggunaan mandatory field pada kolom spesifikasi barang. Dengan adanya kolom wajib isi, PR yang belum lengkap tidak dapat diproses lebih lanjut sebelum informasi penting dicantumkan secara jelas.
Penguatan koordinasi antara departemen pemakai dan bagian Purchasing juga diperlukan agar kebutuhan barang dapat dipahami dengan tepat. Evaluasi berkala terhadap kelengkapan dokumen PR dapat membantu perusahaan mengurangi risiko kesalahan pembelian, keterlambatan pemesanan, dan ketidaksesuaian barang dengan kebutuhan operasional. Sistem pengendalian internal yang tertib tidak hanya mendukung kelancaran administrasi pembelian barang. Sistem tersebut juga membantu menjaga efektivitas operasional hotel melalui pembagian tugas yang jelas, dokumen yang lengkap, otorisasi yang memadai, serta pemantauan yang berkelanjutan.
Penulis: Aliyah Sholihah
Editor: Aghnia Faizatus (Tim Branding Vokasi)
