VOKASI NEWS – Program Studi (Prodi) Perpustakaan Fakultas Vokasi UNAIR mengikuti kegiatan workshop dan bimbingan teknis mengenai pengelolaan arsip statis dalam meningkatkan kompetensi penulisan publikasi karya khasanah arsip. Acara digelar secara luring di Gedung Rektorat, Universitas Brawijaya, Malang pada Sabtu (20/05/2023).
Workshop diadakan oleh Forum Komunitas Sadar Arsip (FKMSA). Sebelum kegiatan itu berlangsung, Dyah Puspitasari Srirahayu, S.Kom., M.Hum sebagai salah satu pengurus FKMSA menghadiri acara rapat kerja anggota FKMSA, pada Jumat (19/05/2023). Acara ini merupakan salah satu rangkaian dari kegiatan FKMSA.
Khasanah Arsip Statis
Acara workshop dan bimbingan teknis pengelolaan arsip statis dipimpin oleh 3 pembicara yaitu: Dr. Farida Nurani, S.Sos., M.Si, R Suryagung SP M.Hum dan Dra. Diah Ismiatun, M.Hum.
Farida Nurani menjelaskan bahwa arsip statis (archive) memiliki peran lebih luas dari pada arsip dinamis yang hanya terbatas untuk kepentingan internal penciptanya. Artinya arsip statis berperan untuk kepentingan lebih plural dan luas, yaitu kepentingan negara yang harus dijaga dan dikelola dengan baik.
“Alasan arsip harus dikelola dengan benar salah satunya adalah sebagai pusat ingatan berjangka panjang dalam perencanaan, pengambilan keputusan, ilmu pengetahuan dan kebenaran sejarah” ujar Farida Nurani.
Prosedur Arsip Statis
Suryagung menerangkan bahwa, pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan lalu dijadikan sebagai naskah sumber arsip. Naskah sumber arsip merupakan terbitan berupa buku yang berisi arsip-arsip statis yang memuat sekelompok tema tertentu dan disusun dengan tujuan untuk mempublikasikan khasanah arsip statis kepada masyarakat.
Suryagung menerangkan kepada peserta, tata cara penyusunan naskah sumber arsip dimulai dari penentuan tema, identifikasi khasanah arsip, penelusuran sumber referensi, penyusunan sistematika penulisan (outline), penelusuran dan pemilihan arsip, pemindaian hasil penelusuran arsip, pengolahan hasil pemindaian, penyusunan draft, editing, design dan layout, pencetakan draft akhir lalu yang terakhir publikasi ke masyarakat.
Kemudian, langkah selanjutnya adalah mengetahui cara penyusunan sarana temu kembali arsip statis melalui guide statis yang dijelaskan oleh Diah.
Penyusunan guide arsip dengan sistematika prosedur mengidentifikasi pencipta, periode, volume dan sistem penataan arsip; penyusunan rencana teknis dengan menguraikan rincian kegiatan yang berkaitan dengan pembuatan guide arsip seperti jadwal kegiatan, tahapan kerja, alat, SDM dan biaya; melakukan penelusuran sumber arsip.
Kemudian langkah berikutnya dilanjutkan dengan penulisan guide arsip statis, penilaian dan penelaahan, perbaikan dari hasil penilaian dan penelaahan lalu yang terakhir adalah pengesahan.
“Guide arsip membantu dalam mengurangi resiko kehilangan atau kerusakan dokumen penting. Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat mencatat informasi tentang backup data, periode penyimpanan yang diperlukan, dan tindakan pengamanan lainnya untuk melindungi arsip dari bencana atau insiden tak terduga” ujar Diah.
Potret pemateri dan penyelenggara di Workshop dan Bimbingan Teknis: Pengelolaan Arsip Statis Dalam Meningkatkan Kompetensi Penulisan Publikasi Karya Khasanah Arsip yang diadakan di Universitas Brawijaya
Penulis: Nur Ailiya Hanum
Editor: Muhammad Duiqi Alfiansyah
