VOKASI NEWS – Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya merupakan instansi pemerintah yang bertanggung jawab dalam urusan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil di Kota Surabaya. Administrasi kependudukan merupakan hak dan kewajiban setiap warga negara Indonesia, sehingga setiap peristiwa kependudukan yang dialami harus selalu dilaporkan dan dicatatkan. Kebutuhan akan dokumen administrasi kependudukan semakin meningkat, oleh karena itu tata kelola yang baik serta inovasi berkelanjutan sangat diperlukan. Mahasiswa MSIB Batch 3 turut berpartisipasi dalam membantu petugas, terutama di ruang Arsip.
Ruang Arsip sendiri terletak di lantai 1, tepatnya di balik loket informasi dan konsultasi pada Layanan Adminduk. Sebelum mahasiswa MSIB Batch 3 mulai, ruang arsip berada di lantai 3, tepatnya di ruang gudang. Namun, semakin banyaknya dokumen fisik yang dimiliki, maka dipindahkan ke lantai 1. Di ruangan Arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, terdapat beberapa staff Arsiparis yang bertugas untuk menata, mengelola kearsipan dan sinkronisasi pemutakhiran data kependudukan. Selain pegawai negeri sipil, terdapat satu tenaga tambahan non Pegawai Negeri Sipil yang bertugas di ruang Arsip.
Pada program magang ini, mahasiswa MSIB Batch 3 dilibatkan dalam proses digitalisasi arsip sebagai upaya untuk menyelamatkan informasi pada masa yang akan datang. Proses digitalisasi arsip ini bermanfaat bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya dan masyarakat. Arsip yang telah dialih media dapat dicari kembali dengan mudah, cepat, dan tepat untuk mengecek status kependudukan dan pencatatan sipil. Masyarakat dapat merasakan percepatan layanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil tanpa menunggu waktu yang lama.
Selain berada di Arsip, mahasiswa magang juga ditempatkan di loket informasi dan konsultasi. Hal ini diharapkan dapat menambah skill mahasiswa magang untuk berhadapan langsung dengan masyarakat. Selain itu, mahasiswa magang juga mendapat kesempatan untuk menjadi operator untuk verifikasi E-KTP di aplikasi Identitas Kependudukan Digital yang ditempatkan di berbagai kantor dinas daerah dan juga tempat publik untuk masyarakat luas.
Melalui program MSIB ini, mahasiswa dapat mengembangkan beberapa skill seperti manajemen waktu, interpersonal skill, pengelolaan arsip dinamis, etika arsiparis, kerja sama atau teamwork, attention to detail atau teliti dalam memperhatikan sebuah detail kecil, dan pengelolaan arsip statis. Selain itu, mahasiswa magang mendapatkan uang saku sebesar 2.8 juta rupiah setiap bulan.
Program magang ini menjadi kesempatan bagi mahasiswa untuk mengembangkan diri, mengasah skill, dan memperluas wawasan. Selain itu, program ini juga memberikan kontribusi positif bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya dan masyarakat. Diharapkan dengan adanya program magang ini, mahasiswa dapat lebih memahami pentingnya administrasi kependudukan dan dapat memberikan kontribusi yang positif di masa depan.
Penulis: Tim Branding Fakultas Vokasi Universitas Airlangga
